Oficinista De Administración Y Compras

Resumen del Puesto: Responsable de brindar apoyo administrativo y gestionar los procesos de compras de materiales y coordinación con suplidores para los diferentes proyectos de construcción. Asegura el seguimiento oportuno de las solicitudes, cotizaciones, órdenes de compra y entregas de materiales, procurando cumplir con los tiempos y presupuestos establecidos. Además, apoya las operaciones generales de oficina y mantiene una comunicación efectiva con las diferentes áreas de la empresa.

Responsabilidades:
Compras y Coordinación de Materiales Recibir y dar seguimiento a las solicitudes de materiales para los diferentes proyectos. Validar con los supervisores o personal que solicita los materiales las cantidades, medidas, especificaciones y demás información necesaria antes de solicitar cotizaciones. Contactar suplidores por teléfono, correo electrónico o medios electrónicos para solicitar precios y disponibilidad de materiales. Buscar y comparar más de una alternativa de suplidor cuando sea necesario para identificar las mejores opciones disponibles. Proveer información sobre precios, disponibilidad y alternativas de materiales a las personas correspondientes. Procurar que los materiales requeridos para los proyectos se obtengan a tiempo y de acuerdo con el presupuesto establecido. Solicitar las aprobaciones correspondientes antes de completar una compra. Preparar las órdenes de compra en QuickBooks una vez la compra haya sido autorizada. En compras a crédito, enviar la orden de compra al suplidor, confirmar su recibo y verificar la fecha y hora en que el material estará disponible para entrega o recogido. Cuando la compra requiera pago mediante tarjeta de crédito o cheque, coordinar con Contabilidad el procesamiento correspondiente. Mantener informado al Supervisor que solicitó los materiales sobre la fecha y hora estimada de entrega o recogido. Dar seguimiento continuo a los suplidores para confirmar que los materiales estarán disponibles según lo coordinado. Resolver situaciones relacionadas con materiales que no estén disponibles, no estén preparados para recogido o presenten algún cambio que pueda afectar la continuidad de los trabajos. Buscar alternativas de manera ágil cuando surjan situaciones con suplidores, procurando minimizar cualquier impacto sobre los proyectos. Identificar nuevos suplidores, productos y alternativas que puedan beneficiar las operaciones de la empresa. Mantener registros detallados, actualizados y organizados de cotizaciones, compras, órdenes y coordinaciones realizadas. Coordinación de Equipos y Entregas Canalizar las solicitudes de alquiler de equipos al Coordinador de Equipos para la búsqueda de precios y disponibilidad. Una vez aprobado el alquiler, preparar la orden de compra correspondiente y dar seguimiento a la coordinación para asegurar que el equipo llegue al proyecto según solicitado. Coordinar, junto con el Coordinador de Equipos, los horarios de entrega o recogido de materiales que requieran la participación del chofer. Apoyo a Proyectos y Presupuestos Brindar apoyo a los Ingenieros y personal de proyectos con información relacionada con costos de materiales. Apoyar en la identificación de alternativas que puedan contribuir al manejo eficiente de los costos presupuestados. Mantener comunicación efectiva con supervisores, ingenieros, Contabilidad y otras áreas involucradas para atender oportunamente las necesidades de cada proyecto. Responsabilidades Administrativas Brindar apoyo en funciones de recepción cuando sea necesario, incluyendo atender llamadas y recibir visitantes. Mantener control del inventario de materiales y suministros de oficina y gestionar pedidos cuando sea necesario. Recibir, clasificar y distribuir correspondencia y comunicaciones internas. Crear, mantener y actualizar registros administrativos. Utilizar los sistemas y herramientas tecnológicas de la empresa para registrar información, mantener controles y apoyar las operaciones. Coordinar reuniones, citas y otras actividades administrativas cuando sea requerido. Apoyar otras tareas administrativas relacionadas con las necesidades de la operación. Realizar otras funciones a fines que le sea requerido. Educación, Certificaciones y

Habilidades:
Dominio del idioma inglés y español (bilingüe). Experiencia y conocimiento en el uso de Microsoft Word y Excel. Facilidad para aprender y utilizar sistemas administrativos y herramientas tecnológicas. Habilidad para comunicarse efectivamente con suplidores, supervisores y diferentes áreas de la organización. Capacidad para trabajar en equipo y coordinar múltiples gestiones simultáneamente. Capacidad para mantener documentación y registros de manera organizada. Requerimientos Físicos: Capacidad para permanecer sentado por periodos prolongados realizando tareas administrativas y utilizando equipos de oficina. Uso frecuente de computadoras, teléfonos y otros equipos electrónicos, incluyendo movimientos repetitivos de manos y dedos. Capacidad para caminar,