Administrador(A) De Oficina

Gierbolini Services LLC: empresa de construcción y remodelación residencial y comercial en PR. Buscamos un(a) Administrador(a) de Oficina para manejar QuickBooks, facturación, pagos y la operación de la oficina.

Responsabilidades:
•Revisar las horas de contratistas y preparar sus facturas en QuickBooks cada lunes. •Preparar, imprimir y entregar los talonarios de pago a tiempo. •Validar a diario los cargos de tarjetas y pagos en QuickBooks y corregir discrepancias. •Escanear y categorizar recibos en QuickBooks, asignarlos al cliente e indicar si son facturables. •Archivar los recibos por cliente o en la oficina. •Emitir los pagos mensuales y registrar los recurrentes y automáticos. •Registrar los gastos por proyecto. •Servir de enlace con el Contador externo. •Organizar los documentos en OneDrive. •Controlar el inventario y comprar suministros.

Requisitos:

Destrezas y Habilidades Requeridas: •Dominio de QuickBooks: facturación, categorización de gastos y gastos facturables a clientes. •Manejo de Microsoft 365, incluyendo Excel y OneDrive. •Excelente comunicación oral y escrita en español. •Habilidades organizacionales, atención al detalle y cumplimiento de fechas límite. •Capacidad para coordinar y dar seguimiento al trabajo de otra persona. •Manejo confidencial de información financiera, de nómina y de candidatos. Educación y

Experiencia:
•Grado asociado o bachillerato en Administración de Empresas, Contabilidad o campo relacionado. •Al menos (1) año de experiencia en facturación o administración de oficina. •Experiencia utilizando QuickBooks. •Conocimiento básico de nómina y talonarios de pago. •Experiencia supervisando o coordinando el trabajo de otro personal, preferible pero no necesario. •Residencia en Puerto Rico. •Dominio del idioma inglés. Requisitos Físicos: •Períodos prolongados de trabajo frente a la compu