COORDINADOR DE OPERACIONES PRIME LAB

RESUMEN/PROPOSITO DEL PUESTO: Asegurar que la información, documentación, solicitudes, decisiones y prioridades operacionales  fluyan de forma correcta y oportuna entre las unidades de negocio que apoya, y que cada asunto  sea atendido hasta su cierre. Planificar, organizar y dar seguimiento a las actividades diarias de las unidades de negocio que apoya, con enfoque principal en Prime Lab (manufactura de productos químicos), manteniendo  al día la documentación de compras, planificación y órdenes de producción, batch records, inventario y servicio al cliente. Brindar apoyo directo al Vicepresidente de Operaciones en los asuntos administrativos que se le  asignen. ALCANCE OPERACIONAL: El/la Coordinador(a) de Operaciones tendrá un alcance transversal dentro de las operaciones  de Prime One: responsabilidad principal sobre Prime Lab (aprox. 60% de la jornada),  funciones de coordinación y enlace con Prime Restoration Construction y Prime Trading  (aprox. 35%) y apoyo directo al Vicepresidente de Operaciones (aprox. 5%).  La posición no tendrá autoridad gerencial directa sobre los departamentos; su responsabilidad  es coordinar, documentar, dar seguimiento, comunicar y escalar los asuntos operacionales y  administrativos que requieran atención. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES: PRIME LAB:Coordinar las actividades operacionales y administrativas diarias de Prime Lab.  Órdenes de compra: preparar, registrar y dar seguimiento a las órdenes de compra de materia prima, envases, etiquetas y suministros, confirmando fechas de entrega con los suplidores. Planificación de producción: apoyar la preparación del plan de producción a base de las órdenes de clientes, los niveles de inventario y la disponibilidad de materia prima. Órdenes de producción: emitir, distribuir y dar seguimiento a las órdenes de producción hasta su cierre.  Batch records: completar, revisar y archivar la documentación de cada lote, asegurando que esté completa, legible, firmada y trazable.  Inventario: registrar los movimientos de materia prima y producto terminado, coordinar el inventario físico mensual y conciliar diferencias con Finanzas para mantener NetSuite actualizado o Capacitarse en NetSuite para servir de apoyo al Departamento de Finanzas.   Servicio al cliente: servir de enlace entre Ventas, Manufactura y Logística para dar seguimiento a las órdenes de clientes, fechas de entrega y consultas hasta su cierre.  Transformar la información de la operación física en documentación y data para los KPIs; mantener y publicar los KPIs mensualmente en las áreas designadas.  Apoyar la implementación y el seguimiento de procedimientos, SOPs y otras iniciativas de mejora continua.  Coordinar reuniones interdepartamentales (Finanzas, Manufactura y Logística) cuando sea necesario para mantener la información clara entre departamentos.  Identificar información o documentación faltante y solicitarla a los departamentos correspondientes. Preparar información para reuniones, revisiones operacionales y presentaciones.  Escalar al Vicepresidente de Operaciones cualquier asunto significativo que presente retraso, falta de respuesta o riesgo operacional. 2. PRIME RESTORATION (CONSTRUCCIÓN)  Coordinar las actividades operacionales y administrativas diarias de Prime Restoration (Construcción).  Transformar la información operacional del día a día en la documentación requerida.  Apoyar el área administrativa del negocio con la documentación operacional necesaria.  Dar seguimiento a requerimientos internos y externos relacionados con órdenes de cliente, órdenes de compra y servicio al cliente.  Identificar información o documentación faltante y solicitarla a los departamentos correspondientes.  Escalar al Vicepresidente de Operaciones cualquier asunto significativo que presente retraso, falta de respuesta o riesgo operacional. 3. PRIME TRADING-Coordinar las actividades operacionales y administrativas diarias de Prime Trading.  Transformar la información operacional del día a día en la documentación requerida.  Mantener el reporte de órdenes de compra y órdenes a suplidores abiertas y en tránsito, para proveer a Finanzas la información de logística.  Apoyar en proyectos especiales. Preparar información para reuniones, revisiones operacionales y presentaciones.  Escalar al Vicepresidente de Operaciones cualquier asunto significativo que presente retraso, falta de respuesta o riesgo operacional.  APOYO AL VICEPRESIDENTE DE OPERACIONES : Brindar apoyo administrativo en los asuntos que se le asignen. Mantener un registro de los asuntos escalados y su estatus hasta el cierre. REQUISITOS DEL PUESTO: 1.

Educación:
Bachillerato en Administración de Empresas, Operaciones, Supply Chain  Management o campo relacionado; o experiencia equivalente de 3-5 años o  más en funciones similares. 2. Experiencia y conocimientos: Mínimo 2 años en coordinación de operaciones, planificación o administración, preferiblemente en manufactura química o en un ambiente regulado. En su defecto 3 años o más de experiencia en PRIMEOne o subsidiarias y recomendado(a) por su supervisor(a).  Documentación de producción: órdenes de producción y batch records (conocimiento de Buenas Prácticas de Manufactura (GMP’s), preferible).  Microsoft Office (Excel intermedio, Word, PowerPoint, Outlook y Teams). ERP (NetSuite, preferible). CRM. Control de inventarios y órdenes de compra. Asistencia ejecutiva.  3.

Competencias:
Excelentes destrezas de organización.  Fuerte capacidad de seguimiento.  Atención al detalle.  Buena comunicación verbal y escrita en español e inglés.  Capacidad para trabajar con múltiples departamentos.  Capacidad para manejar varias prioridades simultáneamente.  Capacidad para preparar documentación profesional.  Habilidad para identificar información incompleta o asuntos pendientes.  Capacidad para trabajar de forma independiente luego de recibir instrucciones.  Buena administración del tiempo.  Sentido de urgencia.  Responsabilidad y compromiso con los resultados.  Iniciativa y profesionalismo.  Capacidad para manejar información confidencial.  Buen juicio al momento de escalar asuntos. Orientación al servicio al cliente.  Habilidad para trabajar en equipo.  CONDICIONES DE TRABAJO/UBICACION:

Ubicación:
Ponce, Puerto Rico. Jornada: tiempo completo (full-time), 40 horas semanales / 8 horas diarias. Disponibilidad  ocasional para el inventario físico mensual y cierres de mes. Ambiente: trabajo combinado de oficina y área de manufactura/almacén. Requiere uso de  equipo de protección personal (EPP) en planta y cumplimiento con las normas de seguridad  para el manejo de productos químicos. La posición no tiene personal a cargo.