EXECUTIVE SECRETARY
Hace 5 días
Guaynabo, Puerto Rico
Universal Group Inc.
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Título del Puesto: Executive Secretary
Compañía: Universal Group, Inc.
Departamento: TQM Team
- Group Supervisado por: Vice President
- Quality Clasificación: No-exento Descripción general del puesto: Apoya el departamento de Calidad en tareas administrativas y clericales a través del desempeño de las siguientes responsabilidades. Deberes y responsabilidades esenciales: Encargada de verificar formas y solicitudes de las áreas, asegurando lleguen sin errores. Administra y mantiene la agenda de la Vicepresidente en cuanto a la coordinación de reuniones. Convierte formas, formularios o documentos en PDF y PDF Template. Atiende y dirige todas las llamadas telefónicas o visitas y se asegura de tramitarlas adecuadamente. Genera cartas, memorandos e informes relacionados a las actividades de su unidad. Esto incluye redacción y verificación ortográfica y gramatical de todos los comunicados del Departamento. Publica los procedimientos, manuales de instrucciones, guías a los empleados, según sean identificados por el Supervisor del área. Prepara un inventario de los documentos publicados. Asigna usuario en QDM y coordina y ofrece orientación del sistema QDM. Recibe y canaliza toda la correspondencia que llega al Departamento. Mantiene en inventario las versiones actualizadas de las formas, formularios y solicitudes de la empresa. Trabaja correspondencia devuelta de asegurados y productores, se comunica con ellos, valida dirección correcta, corrige en el programa correspondiente, indexa y reenvía la misma. Mantiene y custodia los expedientes de documentos de la unidad. Coordina reuniones con personal interno y externo de la empresa. Ofrece apoyo en todo lo relacionado a la preparación y envío de las promociones de proyectos relacionados al Departamento. Esto incluye redacción y verificación ortográfica y gramatical de todos los comunicados del Departamento. Lleva registro de la promoción enviada. Asiste y participa, según sea requerido, en proyectos del Departamento y ofrece seguimiento hasta verlos terminados en el tiempo solicitado. Trabaja proyectos Kaizen, según sea asignado. Participa de tareas y/o proyectos especiales, según solicitado. Información suplementaria: Esta descripción de deberes ha sido preparada para indicar la naturaleza general y nivel de trabajo que desempeñan los empleados dentro de su clasificación. Esta descripción no es ni puede ser interpretada como inventario de todas las tareas, deberes, responsabilidades y calificaciones requeridas a los empleados asignados al puesto. Educación y/o
experiencia:
Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina o área relacionada con un mínimo de tres (3) años de experiencia o una combinación de educación y experiencia equivalente. Amplio conocimiento de Word y Adobe. Conocimiento básico en Excel, PowerPoint y programa de Calidad Total. Amplio conocimiento en el manejo de sistemas de computadora y manejo del teclado. Capacidad de manejar altos volúmenes de trabajo y cumplir fechas establecidas. Manejo de varias tareas simultáneamente estableciendo prioridades. Capacidad de trabajo en equipo y colaboración con otros. Excelentes destrezas interpersonales, servicio y manejo de público. Conocimientos básicos en técnicas de calidad. Capacidad para redactar, coordinar, analizar, copiar, editar, leer, organizar, interpretar, seleccionar, calcular, catalogar, clasificar, documentar, planificar, instruir y evaluar. Licencias y/o certificaciones: No
se requiere
licencias y/o certificaciones para ejercer las funciones antes expuestas. Sin embargo, para la ejecución óptima de sus funciones se podrían requerir licencias o certificaciones adicionales relacionadas al puesto. Idioma: Dominio del idioma español e inglés tanto oral como escrito.
- Group Supervisado por: Vice President
- Quality Clasificación: No-exento Descripción general del puesto: Apoya el departamento de Calidad en tareas administrativas y clericales a través del desempeño de las siguientes responsabilidades. Deberes y responsabilidades esenciales: Encargada de verificar formas y solicitudes de las áreas, asegurando lleguen sin errores. Administra y mantiene la agenda de la Vicepresidente en cuanto a la coordinación de reuniones. Convierte formas, formularios o documentos en PDF y PDF Template. Atiende y dirige todas las llamadas telefónicas o visitas y se asegura de tramitarlas adecuadamente. Genera cartas, memorandos e informes relacionados a las actividades de su unidad. Esto incluye redacción y verificación ortográfica y gramatical de todos los comunicados del Departamento. Publica los procedimientos, manuales de instrucciones, guías a los empleados, según sean identificados por el Supervisor del área. Prepara un inventario de los documentos publicados. Asigna usuario en QDM y coordina y ofrece orientación del sistema QDM. Recibe y canaliza toda la correspondencia que llega al Departamento. Mantiene en inventario las versiones actualizadas de las formas, formularios y solicitudes de la empresa. Trabaja correspondencia devuelta de asegurados y productores, se comunica con ellos, valida dirección correcta, corrige en el programa correspondiente, indexa y reenvía la misma. Mantiene y custodia los expedientes de documentos de la unidad. Coordina reuniones con personal interno y externo de la empresa. Ofrece apoyo en todo lo relacionado a la preparación y envío de las promociones de proyectos relacionados al Departamento. Esto incluye redacción y verificación ortográfica y gramatical de todos los comunicados del Departamento. Lleva registro de la promoción enviada. Asiste y participa, según sea requerido, en proyectos del Departamento y ofrece seguimiento hasta verlos terminados en el tiempo solicitado. Trabaja proyectos Kaizen, según sea asignado. Participa de tareas y/o proyectos especiales, según solicitado. Información suplementaria: Esta descripción de deberes ha sido preparada para indicar la naturaleza general y nivel de trabajo que desempeñan los empleados dentro de su clasificación. Esta descripción no es ni puede ser interpretada como inventario de todas las tareas, deberes, responsabilidades y calificaciones requeridas a los empleados asignados al puesto. Educación y/o
experiencia:
Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina o área relacionada con un mínimo de tres (3) años de experiencia o una combinación de educación y experiencia equivalente. Amplio conocimiento de Word y Adobe. Conocimiento básico en Excel, PowerPoint y programa de Calidad Total. Amplio conocimiento en el manejo de sistemas de computadora y manejo del teclado. Capacidad de manejar altos volúmenes de trabajo y cumplir fechas establecidas. Manejo de varias tareas simultáneamente estableciendo prioridades. Capacidad de trabajo en equipo y colaboración con otros. Excelentes destrezas interpersonales, servicio y manejo de público. Conocimientos básicos en técnicas de calidad. Capacidad para redactar, coordinar, analizar, copiar, editar, leer, organizar, interpretar, seleccionar, calcular, catalogar, clasificar, documentar, planificar, instruir y evaluar. Licencias y/o certificaciones: No
se requiere
licencias y/o certificaciones para ejercer las funciones antes expuestas. Sin embargo, para la ejecución óptima de sus funciones se podrían requerir licencias o certificaciones adicionales relacionadas al puesto. Idioma: Dominio del idioma español e inglés tanto oral como escrito.