Asistente Administrativo
Descripción del Puesto:
La Asistente Administrativa será responsable de brindar apoyo administrativo integral a la organización, asegurando el correcto desarrollo de las operaciones diarias.
Funciones y Responsabilidades
1. Funciones Administrativas Generales
* Atención telefónica, gestión de correos electrónicos y correspondencia interna y externa.
* Coordinación con proveedores, clientes y áreas internas para temas administrativos y financieros.
* Mantener organizada la documentación física y digital, incluyendo contratos, expedientes y otros documentos administrativos.
* Apoyar en la implementación y seguimiento de procedimientos y políticas internas.
* Organización y archivo de documentación administrativa y contable.
* Mantener las áreas administrativas y la oficina en óptimas condiciones, organizadas y en funcionamiento.
* Programación y coordinación de reuniones, agendas y citas para la dirección o áreas internas.
* Apoyo en la preparación de presentaciones, informes y documentos internos.
* Colaborar en proyectos internos y eventos corporativos según necesidades de la empresa.
* Gestión y control de cuentas por pagar: registro de facturas, verificación de documentos, programación y ejecución de pagos.
* Administración de cuentas por cobrar: emisión de facturas, seguimiento de cobros y control de saldos pendientes.
* Elaboración, registro y control de pagos a proveedores, servicios y gastos operativos.
* Elaboración de reportes administrativos y financieros basicos.
* Preparación de información preliminar para auditorías o revisiones contables.
* Registro y control de notas de crédito y débito
3. Funciones de Soporte Operativo y Recursos Humanos
· Gestionar el "stock" de materiales y coordinar sus compras, optimizando recursos y garantizando el abastecimiento constante.
· Coordinación de capacitaciones y actividades internas.
· Elaboración de documentación administrativa para nuevos empleados (contratos, formatos de ingreso).
4. Funciones Adicionales
* Supervisar que se cumplan los procedimientos internos de control y políticas de la empresa.
* Apoyar en la elaboración de indicadores de gestión administrativa y financiera.
* Dar seguimiento a solicitudes, pedidos o reclamos de clientes y proveedores.
* Identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y operativos.
Requisitos del Puesto
* Formación técnica o universitaria en Administración.
* Experiencia mínima de 1 a 2 años en puestos administrativos similares.
* Experiencia en manejo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
* Capacidad para manejar información confidencial con ética y responsabilidad.
* Habilidades organizativas, atención al detalle y gestión del tiempo.
* Buenas habilidades de comunicación y trabajo en equipo.
Conocimientos Técnicos
* Conocimientos básicos de procesos administrativos y contables.
* Manejo de sistemas administrativos y contables
* Dominio de herramientas ofimáticas (Excel, Word, correo electrónico).
* Conocimiento en facturación, registros contables.
Pay: From $* per hour
Work Location: In person
